Friday, August 04, 2006

ಪತ್ರಗಳನ್ನ ಬರೀ ಬೇಕು, ಫಾಲ್ಲೋ ಅಪ್ ಮಾಡಬೇಕು!

ಹಿಂದಿನ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ Tell me about yourself... ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಉತ್ತರವನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತಿರುವಾಗ 'ನಿಮ್ಮ confidence levelನ ಉತ್ತುಂಗ ಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿರಬೇಕು' ಎಂದು ಬರೆದಿದ್ದೆ, ನಮ್ಮಲ್ಲಿ ನಮ್ಮ ಬಗ್ಗೆಯೇ ತುಂಬಿಕೊಂಡಿರೋ ವಿಶ್ವಾಸ ಒಂದು ರೀತಿಯ ಧೈರ್ಯವನ್ನು ನಮ್ಮ ಮಾತು ಹಾಗೂ ಕೃತಿಗಳಲ್ಲಿ ಹೊರಸೂಸಬಲ್ಲದು, ನಮ್ಮ ಉತ್ತರಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ಪಷ್ಟತೆ (clarity) ಹುಟ್ಟಬಲ್ಲದು, ಹಾಗೂ ನಮ್ಮ ಕಣ್ಣುಗಳಲ್ಲಿ ಆ ವಿಶ್ವಾಸ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿತವಾಗಬಲ್ಲದು. ಆದ್ದರಿಂದಲೇ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಂದರ್ಶನ ಅಥವಾ ಭೇಟಿಗಳಲ್ಲಿ ನಮ್ಮ body language ತುಂಬಾ ಮುಖ್ಯ - ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ವಿವರವಾಗಿ ಮುಂದೆ ಬರೆಯುತ್ತೇನೆ, ಆದರೆ ನಾನು ಇತ್ತೀಚೆಗಷ್ಟೇ ಮಾಡಿದ ತಪ್ಪನ್ನು ನೀವೆಂದೂ ಮಾಡಬೇಡಿರೆಂದು ಹೇಳುವುದಕ್ಕೋಸ್ಕರ ಈ ಉಪಕಥೆಯನ್ನು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ ಹೇಳಿಬಿಡುತ್ತೇನೆ:

ಒಂದು ತಿಂಗಳ ಹಿಂದೆ ಇಲ್ಲಿನ ಯಾವುದೋ ಕಾಕ್‌ಟೈಲ್ ಸಮಾರಂಭವೊಂದರಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಹೆಂಡತಿಯ ಜೊತೆಗೆ ನಾನೂ ಭಾಗವಹಿಸಿದ್ದೆ, firm handshake ಬಗ್ಗೆ ನಾನು ಎಲ್ಲೋ ಓದಿಕೊಂಡ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ನನ್ನ ಕೈಯನ್ನು ಯಾರಾದರೂ ಕುಲುಕಿದರೆ ಆ ವಿಚಾರವನ್ನು ಸಿಕ್ಕಲ್ಲೆಲ್ಲಾ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಂಡುಬಿಡುತ್ತೇನೆ. ಈ ಸಮಾರಂಭದಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಹೆಂಡತಿ ಭಾರತೀಯ ಮೂಲದ ದೊಡ್ಡ ಡಾಕ್ಟರ್ ಒಬ್ಬರ ಪರಿಚಯ ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತಳಿದ್ದಳು, ಅವರ ಒಂದು ಕೈಯಲ್ಲಿ ವೈನ್ ಗ್ಲಾಸ್ ಇತ್ತು, ನಾನೂ ಎಡಗೈಯಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಗ್ಲಾಸನ್ನು ಹಿಡಿದುಕೊಂಡು, ಬಲಗೈಯಲ್ಲಿ ಅವರ ಕೈಯನ್ನು ಬಲವಾಗಿ ಕುಲುಕಿದ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ - ನಾನು ಅವರ ಬಲಗೈಯನ್ನು ಕುಲುಕಿದರೆ ಅವರು ಹಿಡಿದ ಎಡಗೈಯಿಂದ ವೈನ್ ಅವರ ಕಾಕ್‌ಟೇಲ್ ಗೌನಿನ ಮೇಲೆ ಬಿದ್ದು ಅವಾಂತರವಾಗಿ ಹೋಯಿತು! ನಾನು ಸೂಚ್ಯವಾಗಿ 'ಕ್ಷಮಿಸಿ' ಎಂದು ಆ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿ ಮೊರೆ ಇಟ್ಟು ಪಾರಾದೆ, ಮುಂದೆ ಇನ್ನುಳಿದವರ ಪರಿಚಯ ಮಾಡಿಕೊಡುವಾಗ ನನ್ನ ಹೆಂಡತಿ 'ನಿಧಾನವಾಗಿ ಕೈ ಕುಲುಕುವಂತೆ' ತಿವಿಯುತ್ತಲೇ ಇದ್ದಳು, ನಾನು 'ಸರಿ' ಎಂದು ಆ ಕ್ಷಣಕ್ಕೆ ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡೆ ಆದರೆ, 'ನಾನು ಬಲಗೈಯನ್ನು ಕುಲುಕಿದರೆ ಎಡಗೈಯಿಂದ ಅವರ ಗ್ಲಾಸು ಅಲ್ಲಾಡಿದ್ದಕ್ಕೆ ನಾನು ಜವಾಬ್ದಾರನಲ್ಲ' ಎಂದು ಸಬೂಬನ್ನೇ ಇವತ್ತಿಗೂ ಕೊಡುತ್ತಲೇ ಇದ್ದೇನೆ - ಆದರೆ ಸಮಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಬದಲಾಗದೇ ಹೋದರೆ ಇಂತಹ ಅವಾಂತರಗಳು ಆಗೋದು ಖಂಡಿತ! ನಿಮ್ಮ ಇಂಟರ್‌ವ್ಯೂವ್ ಅನ್ನು ಮಾಡುವವರ ಮೈ ಮೇಲೆ ನೀರನ್ನು ಅಥವಾ ಕಾಫಿಯನ್ನು ಬೀಳಿಸಿ ಯಾವ ಇಂಟರ್‌ವ್ಯೂವ್ ಅನ್ನು ತಾನೇ ಪಾಸಾಗಲು ಸಾಧ್ಯ? ಆದ್ದರಿಂದಲೇ 'ಹುಷಾರಾಗಿರಿ!' ಎಂದು ಹೇಳೋದಕ್ಕೆ ಈ ಚಿಕ್ಕ ವಿಷಯವನ್ನು ಹೇಳಬೇಕಾಗಿ ಬಂತು - ಈಗ ನಾವು ಬರೆಯುವ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಬರೋಣ.

4) Cover Letter
ಯಾವುದೇ ನೌಕರಿಗೆ ನೀವು ಅರ್ಜಿ ಗುಜರಾಯಿಸುತ್ತಿರಲಿ, ನಿಮ್ಮ ರೆಸ್ಯೂಮೆಯ ಜೊತೆಗೆ ಒಂದು ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಅನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವುದನ್ನು ಮಾತ್ರ ಮರೆಯಬೇಡಿ. ಈ ಕವರ್ ಲೆಟರ್‌ನಿಂದ ನೀವು ರೆಸ್ಯೂಮೆಯಲ್ಲಿ ಹೇಳಲಾಗದ ಹಲವಾರು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಹೇಳಿಕೊಳ್ಳೋದರ ಮೂಲಕ ಒಂದು ರೀತಿಯ 'ಸಂಬಂಧ'ವನ್ನು ಬೆಳೆಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಅವಕಾಶಗಳನ್ನು ಹುಟ್ಟಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ಮುಂದೆ 'ಹೀಗೆ ಫಾಲೋ ಅಪ್ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ' ಎನ್ನುವ ದಾರಿಯನ್ನು ತೆರೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ನಿಮ್ಮ ಬಗ್ಗೆಯೇ ಬೇರೊಂದು ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಸಮರ್ಥನೆಯನ್ನು ನೀಡಬಹುದು, ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ attention to detail ಅನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ದೃಷ್ಟಾಂತಗಳ ಮೂಲಕ ತೋರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ಹೀಗೆ ಕವರ್ ಲೆಟರ್‌ಗಳಿಂದ ನಾನಾ ತರಹದ ಉಪಕಾರಗಳಾಗುತ್ತವಾದ್ದರಿಂದ ಅದನ್ನು ಹಗುರವಾಗಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಡಿ.

- ಮೊಟ್ಟ ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ ನೀವು ಅರ್ಜಿ ಹಾಕುತ್ತಿರುವ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ರೆಫೆರೆನ್ಸ್ ಕೊಡಿ - ಪತ್ರಿಕೆಯ ಹೆಸರು, ಕೆಲಸ ಪ್ರಕಟವಾದ ದಿನಾಂಕ, ಇತ್ಯಾದಿ.

- ಈ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ನೀವು ಅರ್ಜಿ ಹಾಕುತ್ತಿರುವುದರಿಂದ Why are you intersted in this position? ಅನ್ನೋ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಮುಂದಿನ ಒಂದು ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಕೊಡಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ: I am interested in this position as it gives me a challenging and exciting opportunity to manage and support key technical and business initiatives in AAA areas of MMM markets.

- ಮುಂದಿನ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಅವರು ಕೇಳಿದ Required ಹಾಗೂ Desired ಅರ್ಹತೆಗಳೆರಡಕ್ಕೂ ಉತ್ತರಿಸುವಂತೆ ನಿಮ್ಮ ಹಿಂದಿನ ಅನುಭವಗಳನ್ನು ಒಂದಾದ ಮೇಲೆ ಸೂಚ್ಯವಾಗಿ ವಿವರಿಸಿ (ಒಂದೇ ದೊಡ್ಡ ಪ್ಯಾರಾವಿರಬಹುದು, ಅಥವಾ ಹಲವಾರು ಚಿಕ್ಕ-ಚಿಕ್ಕ ಪ್ಯಾರಾಗಳಿರಬಹುದು).

- ಕೊನೆಯ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿ positive upbeat ನಿಂದ ಬರೆಯಿರಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ: I am confident with my abilities that I can make immediate and valuable contribution to your...

- Yours sincerely ಎಂದು ಬರೆದು ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರನ್ನು ನಮೂದಿಸಿ

- ಇತ್ತೀಚೆಗೆ ಕಂಡು ಹಿಡಿದುಕೊಂಡ ಒಂದು ಟೆಕ್ನೀಕ್‌ನ ಪ್ರಕಾರ ಯಾವುದೇ ಬರಹದಲ್ಲೂ 'PS:' ನಮೂದಿಸಿದ್ದರೆ ಅದು ತಕ್ಷಣ ಓದುವವರ ಕಣ್ಣಿಗೆ ಕಂಡುಬರುತ್ತದೆಯಂತೆ, ಈ ತಂತ್ರವನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಅಗತ್ಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಬಳಸಿ. ಒಂದೇ ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಫೋನ್ ನಂಬರನ್ನು ಮೇಲೆ yours sincerely ಯಲ್ಲಿ ಬರೆದ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ಕೆಳಗೆ ಬರೆಯಬಹುದು, ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದ ಕೆಳಗೆ "PS:" ಸೇರಿಸಿ ಅದರಲ್ಲಿ ಬರೆದರೆ ನಿಮ್ಮ ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ನಲ್ಲಿ ಎದ್ದು ಕಾಣುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳೂ ಇವೆ - ಉದಾಹರಣೆಗೆ: PS: I am really interested in this position, I can be reached at ... ಅಥವಾ P.S.: I am very excited about this position, I look forward to the opportunity to discuss it with you very soon...(ನಿಮ್ಮ ಅಗತ್ಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಇರಲಿ, artificial ಆಗಿರೋದು ಬೇಡ).

ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಬರೆದು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಅರ್ಜಿ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ನಂತರ, ಈ ಕವರ್ ಲೆಟರ್‌ನ ಪ್ರತಿ, ನಿಮ್ಮ ರೆಸ್ಯೂಮೆಯ ಪ್ರತಿ ಜೊತೆಯಲ್ಲಿ ನಿಮಗೆ ಈ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಿದ ಪತ್ರಿಕೆಯ ತುಣುಕು ಇವೆಲ್ಲವನ್ನೂ ಒಂದು ಫೈಲಿನಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾಗಿ ದಿನಾಂಕಗಳನ್ನು ಬರೆದು ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾಗಿ ಜೋಡಿಸಿಡಿ - ಅದರ ಮಹತ್ವವನ್ನು ಮುಂದೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇನೆ!

5) Thank you letter

ನನ್ನ ಪ್ರಕಾರ ಸಂದರ್ಶನ ಮುಗಿಸಿದ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ thank you letter ಅನ್ನು ಬರೆಯಲೇ ಬೇಕು, ಅದರಲ್ಲೂ ಸಂದರ್ಶನ ಮುಗಿದ ದಿನ ಅಥವಾ ಅದರ ಮರುದಿನ ಬರೆದ ಪತ್ರ/ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಮಹತ್ವ ಹೆಚ್ಚು.

ಸರಳವಾಗಿರಲಿ - ಹೀಗೆ ಬರೆಯೋದರ ಉದ್ದೇಶ ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಸಂದರ್ಶನವನ್ನು ಮಾಡಿದವರಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ನೆನಪನ್ನು ತಂದುಕೊಡುವುದಷ್ಟೇ! ಅಲ್ಲದೆ, ನಿಮ್ಮ ಇಂಟರ್‌ವ್ಯೂವ್ 'ಚೆನ್ನಾಗಿ' ಆಗಿದೆ ಎಂದು ನಿಮಗೆ ವಿಶ್ವಾಸವಿರಲಿ, ಇಲ್ಲದಿರಲಿ 'ಹೋದರೆ ಒಂದು ಕಲ್ಲು, ಬಂದ್ರೆ ಒಂದು ಮಾವಿನ್‌ಕಾಯಿ' ಅನ್ನೋ ಹಾಗೆ ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಯತ್ನ ನೀವು ಮಾಡಿ.

ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರ ನಾಲ್ಕೈದು ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ ಹೆಚ್ಚು:
ಮೊದಲು - ನಿಮ್ಮ ಸಂದರ್ಶನವನ್ನು ಮಾಡಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸಮಯಕ್ಕೆ ಬೆಲೆ ಕೊಡಿ, ಅನಂತರ ಸಂದರ್ಶನದಲ್ಲಿ, ಅಥವಾ ಆ ಕೆಲಸ/ಕಂಪನಿಯ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮ ಒಳ್ಳೆಯ ಅನುಭವಗಳನ್ನು ಸೂಚ್ಯವಾಗಿ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ, ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಕಮ್ಮೂನಿಕೇಷನ್ ಚಾನೆಲ್ ಅನ್ನು ಓಪನ್ ಆಗಿ ಇಡಿ:

ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
I truly enjoyed talking with you today/this morning/this afternoon and wanted to thank you for taking the time to meet with me. The position you described sounds exciting and challenging. I believe with my experience in the XXX systems/applications, I should be able to add value from the onset.

I was particularly impressed with AAAA and BBBB (for instance your description of strict deadlines and narrower timeframe for XXXX activities).

Thank you again for your time and consideration. I look forward to hearing from you in the near future.

ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಇ-ಮೆಲ್ ಮೂಲಕ ಈ ತರಹದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದರೆ ಅದರ ಅನುಕೂಲತೆ ಹೆಚ್ಚು, ನಿಮ್ಮ ಹಣೆ ಬರಹದಲ್ಲಿ ಅಂಚೆ ಮೂಲಕವೇ ಈ ರೀತಿ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಬರೆದಿದ್ದರೆ ಯಾರು ಏನು ಮಾಡುವುದಕ್ಕಾಗುತ್ತದೆ - ಎಲ್ಲ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದವರೂ ಕಂಪ್ಯೂಟರನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು ಎಂಬ ನಿಯಮವಂತೂ ಇದ್ದಂತಿಲ್ಲ - ಅಮೇರಿಕದಲ್ಲಿ ನನಗೆ ಅನುಕೂಲವಾಗುವಂತೆ ಈ ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನು ಹೆಣೆದುಕೊಂಡಿದ್ದೇನೆ, ಆದರೆ ನಿಮ್ಮನಿಮ್ಮ ಅಗತ್ಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಈ ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

***

ನಿಮ್ಮ ಬರಹ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವದ ಪ್ರತಿಬಿಂಬವಾಗಲಿ. ಅಲ್ಲಿ-ಇಲ್ಲಿಂದ ತೆಗೆದು ಪತ್ರಬರೆಯುವುದರ ಬದಲಿಗೆ ನಿಮಗೆ ಸಹಜವಾದ ಶೈಲಿಯನ್ನು ಮೇಲೆ ತಿಳಿಸಿದ guidelines ನಲ್ಲಿ ಬೆಳೆಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಹೀಗೆ ನೀವು ಬರೆಯುತ್ತಾ ಹೋದಂತೆ, ಸಂದರ್ಶನಗಳನ್ನು ಅಟೆಂಡ್ ಮಾಡುತ್ತಾ ಹೋದಂತೆ ಬೇಕಾದಷ್ಟು ಕಲಿಯುವುದಕ್ಕಿದೆ, ಹಾಗೆ ಕಲಿಸುವ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಅನುಭವವೂ ನಿಮ್ಮ ಮಾತುಕಥೆ-ಬರವಣಿಗೆಯನ್ನು ಬೆಳೆಸಬಲ್ಲದು.

***

ಮುಂದಿನ ಶನಿವಾರ:
6) Why should I hire you?
7) How much money are you looking for?

0 Comments:

Post a Comment

Links to this post:

Create a Link

<< Home